고객을 맞이하는 자세
고객이 직접 방문하시는 경우
- 고객이 찾는 담당 부서를 쉽게 찾을 수 있도록 현관 및 승강기에 층별 사무실 안내도를 게시하겠습니다.
- 고객이 담당자를 쉽게 찾을 수 있도록 모든 사무실 앞에는 부서 이름, 직원 사진, 담당 업무를 적은 자리 배치도를 붙여 놓겠습니다.
- 고객이 방문하시면 하던 일을 멈추고 일어서서 "어서 오세요. 무엇을 도와드릴까요?"라고 먼저 인사하고 고객의 말씀을 경청하겠습니다.
- 장애인이나 노약자가 방문하실 경우 총무과로 전화를 주시면 원하는 부서로 쉽게 찾아가실 수 있도록 안내해 드리겠으며, 총무과에서 처리하고자 하실 때는 총무과로 안내한 뒤 담당직원을 5분 안에 불러 드리겠습니다.
- 찾으시는 담당자가 없을 경우에는 용건을 정리하여 담당자에게 전달한 후 1시간 이내 또는 고객이 원하시는 시간에 전화를 드리도록 하겠습니다.
- 고객이 용무를 마치고 가실 때에는 고객께서 찾아오신 용무에 대한 궁금증 해소 및 이해가 되었는지를 확인하고, 정중히 “안녕히 가세요."라고 인사를 하겠습니다.
- 시력이 좋지 않은 고객이 쓸 수 있는 돋보기를 자료실에 설치하겠으며, 고객이 요청하는 때에는 해당 공무원이 민원서류를 대신 작성하여 드리겠습니다.
- 고객이 편안하게 일을 볼 수 있도록 모든 사무실에 대화 공간을 1곳씩 마련하고, 청사 바깥에 휴식 공간 1곳을 마련하겠습니다.
전화로 서비스를 요청하시는 경우
- 전화벨이 3번 이상 울리기 전에 받겠으며 받을 때는 인사말과 소속부서, 이름을 정확히 밝히고 “감사합니다/안녕하세요. 춘천교육문화관 ○○○ ○○○입니다." 라고 친절하게 말하겠습니다.
- 전화를 다른 직원에게 연결할 경우에는 고객이 같은 내용을 거듭 말하는 일이 없도록 통화 내용의 요점을 미리 설명한 뒤 20초 이내에 연결해 드리겠습니다.
- 해당 업무 담당자가 없을 때는 용건을 정리하여 담당자에게 전한 후, 1시간 이내 또는 고객이 원하시는 시간과 장소로 응답하도록 하겠습니다.
- 상담이나 답변은 쉽고 분명하게 설명해드리며, 이해 여부를 1회 이상 확인하고 전화를 끊겠습니다.
- 잘못 걸려온 전화를 받았을 때는 “○○○과로 연결하여 드리겠습니다. 혹시 연결과정에서 전화가 끊어지면 ○○○-○○○○번으로 다시 걸어주시기 바랍니다."라고 안내해 드리겠습니다.
- 대화가 끝났을 때는 "감사합니다. 좋은 하루 보내세요." 등 끝인사를 한 다음 고객보다 나중에 전화를 끊겠습니다.
- 직원의 전화 응대 친절도 향상을 위해 연 1회 이상 교육을 실시하겠습니다.
우편·팩스·인터넷으로 서비스를 요청하시는 경우
- 우편·팩스·인터넷으로 요청하신 경우 접수 후 1일(근무시간) 이내에 담당자가 민원처리절차 등을 전화 또는 이메일로 연락드리겠으며, 방문수령 또는 우편 가운데 고객께서 요구하시는 방법으로 교부하여 드리겠습니다.