고객에 대한 자세
고객이 직접 방문하시는 경우
- 고객이 1분 이내에 사무실 위치를 확인할 수 있도록
- 현관에 층별 사무실 안내도를 설치하고, 승강기에도 사무실 위치를 쉽게 찾을 수 있도록 안내표시를 하겠습니다.
- 고객이 5분 이내에 담당자를 찾으실 수 있도록
- 모든 사무실 입구에는 부서 명패, 직원의 사진, 담당업무가 표시된 안내판을 게시하고, 직원은 항상 공무원증(명찰)을 패용하겠습니다.
- 방문하시는 고객에 대한 인사는
- 항상, 일어서서 "반갑습니다. 무엇을 도와 드릴까요?"라고 하며 먼저 친절한 미소로 인사하겠습니다.
- 다른 업무처리 중에 고객이 방문하시면
- 5초 이내에 "반갑습니다." "잠시만 기다려 주십시오." 라는 양해의 말씀을 전한 후 15초 이내에 하던 일을 멈추고 고객의 말을 경청하겠습니다.
- 장애인이나 노약자가 방문하실 경우
- 현관에 안내실을 운영하여 30초 이내에 원하시는 곳을 안내해 드리도록 하겠으며, 모든 민원을 민원실(행정지원과)에서 처리할 수 있도록 담당직원을 5분 이내에 호출하여 드리겠습니다.
- 찾으시는 담당자가 없을 경우에는
- 용건을 정리하여 담당자에게 전달한 후 1시간 이내 또는 고객이 원하시는 시간에 전화를 드리도록 하겠습니다.
- 고객이 용무를 마치고 가실 때에는
- 고객께서 찾아오신 용무에 대한 궁금증 해소 및 이해가 되었는지를 1회 이상 확인하고, 정중히 "또 뵙겠습니다." 라고 인사를 하겠습니다.
- 시력이 좋지 않은 고객과 글씨를 모르는 고객을 위하여
- 자료실에 약시기(확대경)을 설치하겠으며, 글씨를 모르는 고객을 위하여 해당 공무원이 민원서류를 대신 작성하여 드리겠습니다.
- 고객이 편안한 환경에서 용무를 보실 수 있도록
- 모든 사무실 1곳에 고객과의 대화 공간을 마련하겠습니다.
- 고객의 편의를 위하여
- 종합자료실에 복사기 1대(유료)와 인터넷이 가능한 컴퓨터 2대, 디지털자료실에 프린터 1대(유료) 이상을 설치하여 사용하실 수 있도록 하겠습니다.
전화로 서비스를 요청하시는 경우
- 전화를 받을 때에는 공손 친절 정학하게 받도록 하겠으며, 성심껏 안내해 드리겠습니다.
- 전화벨 소리가 3회를 넘지 않도록 신속히 받은 후 " 감사합니다. OO과 OOO입니다." (또는 감사합니다. OOO관 OOO입니다)라고 인사를 드리겠습니다.
- 통화 중에는 고객의 용건을 명확히 이해하기 위하여
- 고객의 말씀하시는 사항 중 중요부분을 1회 이상 재확인하여 정확하게 답변하여 드리겠습니다.
- 전화를 다른 직원에게 연결할 경우에는
- 고객이 같은 내용을 재차 말씀하시는 일이 없도록 통화 내용의 요점을 미리 설명 후 20초 이내에 연결해 드리겠습니다.
- 해당 업무 담당자 부재 시에는
- 용건을 정리하여 담당자에게 전달한 후, 1시간 이내 또는 고객이 원하시는 시간과 장소로 응답하도록 함으로써 담당자의 부재로 겪는 불편을 해소하겠으며,
- 고객에게 담당자의 휴대전화 번호 안내 여부를 확인한 후 원하시면 알려드려 즉시 통화가 가능하도록 하겠습니다.
- 상담이나 답변은
- 쉽게 이해하도록 상세하고 명확하게 설명하며, 이해 여부를 1회 이상 확인한 후 마치도록 하겠습니다.
- 잘못 걸려온 전화를 받았을 때는
- "OOO과로 연결하여 드리겠습니다. 혹시 연결과정에서 전화가 끊어지면 OOO-OOOO번으로 다시 걸어주시기 바랍니다"라고 1회 이상 안내해 드린 후 연결해 드리겠습니다.
- 대화가 끝났을 때는
- "고맙습니다, 안녕히 계십시오, 좋은 하루 되십시오" 등 끝인사를 하고 고객이 수화기를 내려놓은 뒤 1초 이상 경과한 후 전화를 끊겠으며, 부득이 먼저 수화기를 내려놓을 경우에는 “후크” 스위치를 먼저 눌러 수화기를 내려놓을 때의 소음을 최소화하겠습니다.
우편 FAX 인터넷으로 요청하시는 경우
- 우편 FAX 인터넷으로 요청하신 경우
- 접수 후 7일(근무시간) 이내에 담당자가 민원처리절차 등을 전화 또는 E-mail로 연락드리겠으며, 방문수령 또는 우편 중 고객께서 요구하시는 방법으로 교부하여 드리겠습니다.
- 처리가 불가능한 업무는
- 관련 법령 등 사유를 명확히 밝히고 불복 또는 구제신청 방법 등을 접수 후 7일 이내에 안내해 드리겠습니다.
위와 같은 헌장 이행을 위하여
헌장의 주요 내용을 카드로 제작하여 직원별로 좌석 앞에 1곳 이상에 게시하고 실천할 수 있도록 최선을 다하겠습니다.
비밀보장
알권리 충족과 비밀보장
- "민원행정실명제"를 성실히 이행하여
- 모든 민원서류에 처리부서, 담당자, 연락처를 명시하고 업무의 책임성을 강화하겠습니다.
- "행정정보공개제도"를 충실히 이행하여
- 고객의 알 권리를 보장하며 행정의 투명성을 확보하겠습니다.
- "공공기관의 개인정보에관한 법률"에 의거 비밀을 보장함으로써
- 서비스 제공과 관련한 고객의 권리와 이익을 보호하겠습니다.
시정 및 보상
잘못된 서비스에 대한 시정 및 보상조치
- 고객께서 담당자의 실수로 2번 이상 방문하였을 경우
- 우선적으로 업무를 처리하여 드림은 물론, 담당자의 정중한 사과와 함께 5,000원 상당의 보상 (도서상품권 등)을 드리겠습니다.
- 전화를 통해 받은 불친절이나 불만족에 대하여
- 연락을 주시면 1일 이내에 사실 확인 후 해당 공무원이 사과 전화를 드리도록 하겠으며, 친절하게 할 수 있도록 교육시키겠습니다.
- 민원접수 후 7일 이내에 중간연락이 없거나 무성의하게 처리하여 불만을 제기하신 경우
- 조사하여 그 결과를 1일 이내에 알려드리고 정중한 사과와 함께 5,000원 상당의 보상(도서상품권 등)을 드리겠습니다.
- 민원이 처리 기한 내에 처리되지 못한 경우
- 사실 확인 후 1시간 이내에 지연 처리 사유와 처리 예정일을 담당자가 고객에게 알려 드리고, 정중한 사과와 함께 5,000원 상당의 보상(도서상품권 등)을 드리겠습니다.
고객참여
고객참여 및 의견제시방법
- 의견 제시를 하시고자 할 때는
- 사무실을 방문하시거나 우편, 전화, FAX, 인터넷을 이용하셔도 됩니다.
- 업무에 대하여 궁금증이 있을 때는
- 담당자로 하여금 3분 이내에 상담에 응하고 안내 및 조언을 해 드리도록 하겠습니다.
- 우리가 제공한 서비스에 대하여 불친절 불만족을 느끼셨을 경우 또는 개선하여야 할 사항이 있을 경우
- 문서 전화 우편 FAX 인터넷 등을 통하여 의견을 제시하여 주시면 3일 이내에 검토하여 그 결과를 통보하여 드리겠습니다.
- 서비스별 접수 처리창구
서비스별 접수 처리창구를 나타낸표 서비스별 접수부서 전화번호 FAX번호 민원접수 및 민원서비스 개선 행정지원과 258-2518 251-8387 이용자 안내 258-2523 - 공무원 친절, 불친절 신고 창구 258-2518 종합자료실 도서대출증 발급 및 도서열람 대출 예약과 서비스 개선 258-2534 어린이자료실 도서대출증 발급 및 도서열람 대출 예약과 서비스 개선 258-2529 디지털정보실 전자자료 및 인터넷 이용 안내 258-2515 평생학습강좌 운영 및 안내 교육사료관 관람 및 이용 258-2557 - 불만접수 처리 창구
불만접수 처리 창구 서비스별 접수부서 전화번호 FAX번호 평생학습강좌 운영 및 개선요구 평생학습과 258-2557 - 자료실이용방법 및 절차 개선요구 문헌정보과 258-2533(종합자료실)
258-2529(어린이자료실)
258-2512(디지털정보실)- 공무원 친절, 불친절 신고창구 행정지원과 258-2518 251-8387 - 인터넷 접수 처리 창구 : www.kleic.or.kr
- 현관 등 1곳 이상에 고객 의견함을 상시 비치하고 권장사항 또는 불만사항을 수시로 접수하겠습니다(그린 옐로카드함 활용)
- 개선 가능한 사항 - 해당 민원업무 장소에서 즉시 개선하고, 그 내용 또는 결과를 7일 이내에 고객에게 알려드리겠 습니다.
결과평가
고객만족도 조사와 결과공표
- 우리가 제공하는 서비스에 대한 고객만족도 조사를
- 매년 12월 말까지 1회 이상 실시하고 그 결과를 조사 후 1개월 이내에 우리 교육문화관 홈페이지에 공개하겠습니다.
- 고객만족도 조사결과를 분석하여
- 부족한 점은 개선, 보완하여 보다 나은 서비스를 제공할 수 있도록 최선의 노력을 다하겠으며, 이에 관한 시정계획을 고객만족도 조사결과 발표 후 3개월 이내에 인터넷, 게시판 등을 통하여 공표하겠습니다.
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